GSVerein Bestandsdaten Export für den LSB

Wir verwenden in unserem Sportverein das Programm „GSVerein“ von SAGE Software für die Mitgliederverwaltung. Eine der Unzulänglichkeiten des Programms ist die fehlende Funktionalität, die Mitgliedsdaten zu exportieren, sodass sie direkt bei dem Landessportbund / LSB importiert werden können.

In diesem Beitrag möchte ich mein Programm verstellen, mit der die Bestandszahlen automatisch generiert werden können.

Auf Nachfrage war SAGE nicht in der Lage, eine Aussage darüber zu geben, ob eine vergleichbare Export Funktionalität jemals in einer neuen Version nachgeliefert wird. Fakt ist jedoch, dass viele andere Programme diese Funktion standardmäßig inne haben.

Diese Liste wurde vom LSB NRW herausgegeben:

  • Lexware Quick Verein / Quick Verein plus 2015
  • Lexware Vereinsverwaltung / Vereinsverwaltung premium 2015
  • Online Vereinssoftware MGVO
  • SPG Verein
  • S-Verein
  • ELVIS (ORBIT GmbH)
  • GLS Vereinsmeister (GLS Software & Systeme)
  • pro-Winner Vereinsverwaltung (pro-Winner GmbH)
  • NEON Verbandsverwaltung (kultsoftware)
  • Vereins-Explorer Standard/Professional/Premium (Vereins-Software.de)
  • eMemberline (Orgarevi GmbH)
  • EIS (EDV Im Sportverein) / EIS Solo / EIS Junior (3S Sport-Software-Service e.K.)
  • DFBnet
  • VereinsMANAGER (SEWOBE GmbH)

Da so ein Wechsel des Vereinsprogramms nicht mal eben so gemacht ist, habe ich eine Lösung entwickelt mit der die Daten auch aus GSVerein heraus automatisch erstellt werden können. Dazu habe ich ein kleines Programm geschrieben & veröffentlicht, mit dem die CSV Datei generiert werden kann.

Mein Programm kann die Daten im LSB Format (nicht DOSB Format) zur Verfügung stellen. Das Programm habe ich auf der Opensource Plattform GitHub veröffentlicht:

Benutzung des Programms

Ein paar PC Kenntnisse und GS-Verein Fähigkeiten sind für die Benutzung meines Programms nötig, jedoch sollten auch wenig versierte Anwender das Programm nutzen können. Das war zumindest meine Idee.

Voraussetzung

Das Programm ist in Java geschrieben, also muss auf eurem PC Java installiert sein. Java kann hier heruntergeladen werden:

Um herauszufinden, ob Java installiert ist, könnt ihr folgendes machen:

Ihr bekommt entweder die Meldung welche Java Version installiert ist, dann ist alles gut oder aber ihr bekommt die Meldung „Befehl nicht gefunden“, dann müsst ihr Java installieren.

Download des Programms

Das Programm kann hier heruntergeladen werden:

Außerdem müsst ihr diese Konfigurationsdatei herunterladen. Dazu später mehr

Speichern des Programms

Das Programm speichert ihr am besten direkt auf C:/ ab. Das ist dann im späteren Verlauf einfacher.

Daten aus GSVerein exportieren

In GSVerein blendet ihr am besten die „Ausgetretenen Mitglieder“ aus. Dann wählt im linken Menü die Übergabe der Daten nach Excel aus. In dem Export-Dialog könnt ihr wählen, welche Felder übergeben werden sollen. Das sind NUR die Felder:

Ihr speichert die Excel-Datei ab und öffnet diese im Anschluss. In Excel wählt ihr „Speichern Unter“ und speichert diese nicht als xlsx/xls ab, sondern als „CSV (MS-DOS Format)“. Ihr speichert die Datei im besten Fall direkt auf C:/ mit dem Dateiname „GSVereinExport.csv“

Vorbereitung der Konfigurationsdatei

Die zuvor heruntergeladene Konfigurationsdatei speichert ihr am besten auch direkt auf C:/ ab. Die Datei öffnet ihr mit „Notepad“ oder einem anderen Texteditor. Die Datei ordnet die in GSVerein hinterlegten „Abteilungen“ einem Verband zu. Die Verbandsnummern bekommt ihr vom LSB vorgegeben. Zum Beispiel ist

 

Meine Mitglieder im Verein habe ich in der Abteilung „Triathlon“ zugeordnet oder z.B. „Laufen“ oder „Schwimmen“. Deswegen habe ich in der Konfigurationsdatei eine Zeile, die so aussehen kann:

Mein Programm sucht zu jeder Abteilung den passenden Verband aus dieser Datei. Mein Programm gibt auch die Einträge aus, zu denen kein Verband gefunden werden kann. Diese Einträge werden dann bei der Auswertung ignoriert und verfälschen ggf. euren Export. Es ist also wichtig, dass dieses „Verknüpfung“ passt. Meine Datei sieht z.B. so aus:

Wichtig zu wissen ist, dass ihr auch eine Zeile mit „IGNORE“ angeben könnt und dort die Abteilungen auflistet, die nicht mit betrachtet werden sollen. Bei uns sind das z.B. die Abteilungen, in denen ausschließliche Kursmitglieder oder Passive Mitglieder sind.

Ihr speichert die Datei direkt auf C:/ mit einem beliebigen Namen z.B. „verband.properties“ ab.

Starten des Programms

Über das Startmenü in Windows 7 / 8 / 10 startet ihr die Eingabeaufforderung:

  1. Auf Start klicken
  2. „cmd“ eingeben
  3. Ihr navigiert direkt auf C:/ mit der Eingabe von
    „cd \“
  4. Ihr startet das Programm mit
    „java -jar gsverein-verband-exporter.jar –input GSVereinExport.csv –config verband.properties“
  5. Optional könnt ihr auch noch den Parameter „–output ausgabe.csv“ angeben um so die Ausgabe Datei zu bestimmen.

Ihr findet nun auf C:/ direkt eine Datei, die ihr für den Import beim Verband nutzen könnt.

Die Ausgabe des Programms kann dann so aussehen:

Fragen

Eine weitere Anleitung ist hier zu finden:

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